Отпуск - он всегда приходит так внезапно! Особенно когда это отпуск человека или людей, на которых завязано много процессов. Как только они уходят отдыхать, создается ощущение хаоса и неразберихи.
Разбираемся, можно ли подготовиться к этому заранее и как избежать коллапса, когда ключевые сотрудники в отпуске.
Почему создается хаос
Чаще всего причина суеты и шока - отсутствие системного заблаговременного подхода к этому вопросу. Если за пару дней до отпуска сообщить команде: “Иван, наш админ, вот-вот уедет к морю”, то точно жди беды, и вот почему:
- невозможно за несколько дней передать пул дел, особенно когда команда к этому не готова и не рассчитывала на дополнительную нагрузку;
- неподготовленность команды приведет к тому, что сотрудника придется вызванивать в отпуске. А это прямой путь к выгоранию. И выгорание точно не пойдет на пользу рабочим процессам;
- те, кто был спонтанно назначен на роль исполнителей, могут не справиться со своими задачами, пустить дела на самотек, а это может привести к потере клиентов и денег;
- команда будет распыляться между своими прямыми обязанностями и теми, которые на них возложили. И вот уже тот самый пресловутый хаос.
Готовимся к отпуску незаменимого: чек-лист
В идеале не должно быть так, что человек совершенно незаменим. Но на практике, конечно, так получается не всегда.
Вы удивитесь, но подготовка к отпуску сотрудника начинается в первый его рабочий день - с подробной должностной инструкции, которую он сможет дополнять и модифицировать. А потом, когда приблизится отпуск, передать коллегам.
Наши советы по подготовке:
▶ Составьте таблицу с графиком отпусков. Разделите ее по отделам. Выделите дни, в которые отпуск лучше не брать (горячий сезон, например), и дайте заполнить эту таблицу сотрудникам. Теперь у вас есть график, который после согласования поможет точно знать, как, когда и к чему готовиться.
▶ Сотрудники одной специализации согласно этому графику должны отдыхать не одновременно, это важно.
▶ Начинайте подготовку заблаговременно - не менее, чем за 2 недели до отпуска сотрудника. Сотрудник, кстати, тоже должен быть заинтересован в этом (бывают люди, которым приятно и лестно, когда их дергают в отпуске, но это не лучшее решение).
▶ Наладьте обмен знаниями внутри компании. Сотрудники, замещающие коллегу, должны знать, где и какие файлы лежат.
▶ Предупредите партнеров и клиентов, с которыми сотрудник взаимодействует. Познакомьте их с тем, кто будет замещать этого сотрудника.
▶ Определитесь с правилами связи с тем, кто уходит в отпуск. Можно ли вызывать его на форс-мажор, как и где вы будете созваниваться (и будете ли вообще).
▶ Проследите, чтобы рутинные процессы и задачи сотрудника были автоматизированы и налажены. Например, если сотрудник пишет посты в социальных сетях, они были в отложенном постинге.
▶ Составьте план на первые дни по возвращению сотрудника. Ему понадобится время на адаптацию и плавное вхождение в рабочее русло.
Если сотрудник ушел внезапно
Как бы мы того не хотели, все на свете запланировать нельзя. Сотрудник может неожиданно заболеть, или попасть в другие обстоятельства, на которые не может повлиять. И тогда самое главное: выдохнуть и не паниковать!
Что предпринять в таком случае:
- Выяснить, может ли сотрудник выходить на связь и делать часть своей работы удаленно, или он совсем недоступен;
- Узнать, сколько человеку потребуется времени, и определить пул его задач на этот период. Составить список;
- Провести собрание, на котором равномерно распределить задачи сотрудника между коллегами. Определить, что можно автоматизировать;
- В случае переработок у коллег обязательно увеличить и оплату за их труд. Это повышает мотивацию, ведь они вынуждены выполнять не свои задачи;
- Следите за тем, чтобы задачи ушедшего сотрудника выполнялись. Иначе можно потерять репутацию, клиентов, прибыль.
Отпуск и возможность отдохнуть - это прекрасно, и это не должно вызывать панику и хаос. Если правильно и заблаговременно готовиться, отпуск сотрудника пройдет хорошо и приятно для обеих сторон. Желаем успехов в подготовке!
